„Sose legyél egészen biztos abban, hogy akikhez beszélsz, pontosan azt értik a szavaidon, amit te szeretnél, hogy értsenek” – így hangzik egy igen fontos tanács azok számára, akiknek egyik fő feladata, hogy emberekkel vagy emberek csoportjaival kommunikáljanak. Az üzleti életben, így az IT-szervezetekben is különösen kritikus, hogy a kommunikáló fél a lehető leghatékonyabban adja át üzeneteit, tehát az átadandó ismeret és-vagy információ a célcsoportban lehetőleg a legkisebb torzulás nélkül rögzüljön.
Különösen kritikus, hogy a megértsék egymást a kommunikáló felek rendkívülinek mondható körülmények között, például akkor, amikor az együttműködők egymástól távol kényszerülnek tevékenykedni, heteken, akár hónapokon is át, a személyes találkozók lehetősége nélkül. Például mostanság, amikor a koronavírus-járvány második hulláma kezd felerősödni, és amikor nem kizárt, hogy emberek fizikai találkozásait korlátozó intézkedéseket lesz szükséges ismét életbe léptetni.
Az egymástól távol lévő együttműködők közötti kommunikáció fenntartására álljon itt három megszívlelendő tanács.
Szervezett kommunikáció
Az együttműködésben résztvevők számára egy mindenki által elérhető, a végzett tevékenységek ritmusához igazodó kommunikációs menetrendet javasolt megtervezni, amelyben szerepelnek a rendszeres egyeztetések (hétindító megbeszélések, projektmegbeszélések stb.) időpontjai és azoknak a rendszeres írásos információs anyagoknak a kibocsátási/megosztási ütemezése, amelyek az együttműködők összességét vagy bizonyos csoportjait hivatottak célzottan és rendszeresen tájékoztatni. Minél kevesebb a formális, nagy létszámú megbeszélés (értsd többnyire: videokonferencia), annál jobb, és kerülendők a parttalanul elnyúló e-meetingek. A szervezett kommunikáció alapos megtervezése az egyes elemek céljainak és célcsoportjainak a meghatározásával kulcsfontosságú. Akkor jó a kommunikáció, ha kevés benne a haszontalan, időrabló elem, az ismétlés és a hablaty, viszont minden eszközével igyekszik elkerülni a félreértéseket.
Jó vezető nélkül ez sem megy
Békeidőben sem mellékes, hogy milyen vezető áll egy-egy szervezet, szervezeti egység, csapat. csoport élén, covidos időkben viszont megnő a jelentősége annak, hogy milyen kvalitásokkal bíró ember irányítja a gyakran részekre szakadt munkaszervezetet. Előfordulhat, hogy bizonyos kollégák bejárhatnak a cég irodáiban, a többiek pedig otthonról vagy távoli munkahelyeken kell, hogy dolgozzanak. A jó vezető képes menedzselni e hibrid struktúrát, nem feledkezik meg a távol tevékenykedőkről, őket is olyan intenzitással tájékoztatja, motiválja, mint a bent lévőket. Az ilyen vezető, ha például az IT-szervezetről van éppen szó, remek az emberek irányításában, nem megy a szomszédba egy kis empátiás készségért, kiváló a kollaborációban, és nem olyan nagy gond, hogy magában az IT-ban, annak éppen művelt részterületén nem mutat rendkívüli jártasságot.
Biztonság, biztonság, biztonság
A rendkívüli helyzetekben sem feledkezhetünk meg az informatikai biztonságról, arról, hogy a megváltozott körülmények között is gondoskodni kell a vállalati rendszerek, adatok digitális védelméről. Az előző mondatot könnyű volt leírni, ám a tényleges megvalósítása a való életben rendkívüli körültekintést kíván. Az IT-architektúra megváltozik, amikor például a kollégák teljes időben otthonról kezdenek el dolgozni, ennek minden kellemes és veszélyes velejárójával együtt. A koronavírus-járvány első hulláma idején is feladat volt az IT-biztonságról való gondoskodás, most, amikor a második hullám kezd tetőzni, erősen javallt áttekinteni az tavaszi tapasztalatokat, és átgondolni, hogy milyen intézkedésekre van szükség.
Mester Sándor | 2020. okt. 04.