A munkatársak motiválása, a stressz csökkentése, a munkavégzés digitális hátterének átgondolt megteremtése – ezek a vállalatok legfontosabb feladatai annak érdekében, hogy a home office gördülékenyen működjön.
A járványhelyzetben egyértelmű előny, ha egy cégnél már korábban is volt távmunka és használtak ezt segítő eszközöket – mutatta ki az IFUA Horváth & Partners támogatásával végzett felmérés. Azoknak a cégeknek, amelyekre ez nem volt jellemző, most nagyon gyorsan fel kell zárkózniuk. Ám ott is van teendő, ahol a technikai háttér rendben van: a dolgozók motiválása, az elszigeteltség érzésének csökkentése mindenütt nagyon fontos feladat.
Sokat számít a gyakorlat
Mind a munkavállalókat, mind a munkaadókat, vezetőket váratlanul érte a home office-ra való átállás – erősítette meg az online felmérésünkhöz kapcsolódó, az Ynsight Research által, március végén készített közösségimédia-elemzés. Ebben az időszakban a felhasználók sok szervezési nehézségről posztoltak.
Az április első két hetében végzett online felmérés válaszadóinak egyharmada érezte úgy, hogy teljes mértékben el tudja látni a feladatát otthonról is, 43%-uk pedig szinte azonos mértékben tud teljesíteni. Az újonnan távmunkázók azonban ennél sokkal rosszabbul teljesítettek: 42%-uk úgy érezte, hogy egyáltalán nem, vagy csak a korábbinál kisebb mértékben képes feladatai ellátására. Ehhez hozzájárulhat az is, hogy az utóbbiak 20%-ának megváltozott a feladata (a teljes mintában ez az arány 12%).
A megkérdezett munkavállalók 77%-a használ gyakrabban vagy újonnan telekonferencia szoftvert, 70%-a pedig chat szoftvert. Azok a cégek, amelyek korábban is használták ezeket, érthető módon sokkal könnyebben álltak át. De náluk is változott a technológia használata. A korábban nem távmunkázóknál jelentős még az email, fájlmegosztás és chat szoftver használatának növekedése, ami egyébként a digitális munkavégzésre való átállást jelzi.
A személyes kommunikáción javítani kell
A cégek menedzsmentje többnyire sikerrel igyekezett megfelelni az új körülményeknek. Egyharmadnál nagyobb részük többet egyeztetett a beosztottaival és csak egyhatoduk egyeztetett kevesebbet. A válaszadók általában úgy érezték, hogy az új gyakorlat megfelel az új követelményeknek. Elégedettek a munkával kapcsolatos kommunikációval is, de hiányolják a motiválást, a személyes dolgokról való beszélgetést.
A vezetőknek tehát oda kell figyelniük arra, hogy tartsák a lelket a munkavállalókban. Erre figyelmeztet az is, hogy a felmérés során az idő előrehaladtával a válaszolók nagyobb aránya tartotta veszélyesnek a járványt.
Érdemes időt, energiát fordítani a dolgozókkal való személyes kommunikációra és ösztönözni a csapatok informális beszélgetéseit egymás között. Ilyen lehet a jó gyakorlatok megosztása akár a technológiával, akár a munka-magánélet kiegyensúlyozásával kapcsolatban. Kiemelten fontos a munkavállalók és családtagjaik egészségének védelme és az ezzel kapcsolatos ötletek megosztása.
Az ellenőrzés helyett a motivációra kell helyezni a hangsúlyt. A munkamegbeszéléseket is jobb pár személyes kérdéssel kezdeni. Fontos, hogy aktívan tájékoztassák a munkavállalókat a gazdasági kilátásokról, a vállalat pénzügyi helyzetéről, de járványhelyzetről is. Éreztetni kell, hogy a munkavállalók szükség esetén segítséget kérhetnek a munkáltatótól. Ez erősíti a szervezeti összetartást is.
Átgondolt digitalizáció és képzés
Mivel gyorsan kellett reagálni, sok vállalat használ valamilyen kényszermegoldást a kommunikációra és a közös munkára. Azok, akik a közösségi média platformokon panaszkodtak, szintén gyakran írtak a technológiai nehézségekről, arról, hogy nincsenek megfelelő eszközeik a home office-hoz.
Ezért érdemes szisztematikusan áttekinteni, hogy melyek azok a munkafolyamatok, amelyeket digitalizálni lehet, és milyen eszközzel érdemes ezt megtenni. Mivel az „élenjárók” körében is változott a technológia használata, nekik is célszerű átgondolni, hogy milyen célra mit használhatnak a legeredményesebben.
Nem szabad megfeledkezni a technológiai képzésről sem. Hiába szuper a kiválasztott megoldás, ha a munkatársak nem vagy csak nehézségek árán tudják használni.
A felmérésről:
Április első két hetében 700 fő által kitöltött online kérdőíves, nem reprezentatív kutatás készült a távmunka hatásairól. A kutatást Kiss-Dobronyi Bence és Bakonyi Zoltán kezdeményezte, s az IFUA Horváth & Partners, a Budapesti Corvinus Egyetem Informatikai Intézete és Versenyképességi Kutatóközpontja támogatta. Az eredmény gyorsjelentése itt érhető el: http://tavmunka-kutatas.hu/assets/files/gyorsjelentes_0420_v1.pdf
Március végén, az Ynsight Research és Bauer Zsófia szociológus vezetésével készült közösségi média-használat felmérés az otthoni munkavégzéssel kapcsolatos bejegyzéseket vizsgálta a Magyarországon legnépszerűbb platformokon (pl. Facebook, Instagram, Youtube stb.).