A COVID-19 terjedése nem várt kihívások elé állította a vállalkozásokat szerte a világban. A személyes kapcsolatokon alapuló munkavégzésről rövid idő alatt szükségessé vált átállni az otthoni / távoli munkavégzésre. Ilyen esetben az IT szerepe központivá válik, hisz minden tranzakciót a technológia közvetít.
A vírus hatása az operációra
Bár az élőmunka-igényes iparágak lehetnek a válság főbb elszenvedői, jelentős eltérések tapasztalhatók az egyes vállalatokat illetően a technológiai érettségük mentén. Az erősen digitalizált cégek esetében, ahol már korábban rutinná vált a mobilitás, a távoli munkát támogató eszközök használata, az esetleges önkéntes karantén és egyéb korlátozó jellegű intézkedések kisebb mértékben akadályozzák a mindennapi munkavégzést. A kevésbé digitalizált vállalatoknál az otthoni munkavégzés elrendelése, a körülményekre való gyors reagálás kevésbé lehetséges, mely kockázatot jelent az üzletfolytonosságra vagy a munkatársak egészségére.
A vállalatok operációjára a járvány elsősorban a fizikai kontaktusok korlátozásán keresztül hat.
-
- A személyes jelenlétet igénylő megbeszéléseket telefonkonferenciával és videómegbeszélésekkel helyettesítik. Ebben nyújtanak segítséget a különböző kollaborációs és virtuális meeting room szolgáltatásokat nyújtó alkalmazások. Ezek segítségével lehetőség nyílik akár a dokumentumok közös szerkesztésére vagy a képernyő megosztására munkatársakkal. Az egyszerűen telepíthető és beszerezhető felhőalapú megoldások jelentősen csökkenthetik a vállalatok kitettségét a járványügyi intézkedések idején.
- A személyes kontaktusok minimalizálása ugyanakkor nem csak a háttérfolyamatokat érinti, hanem az ügyfélkapcsolati tevékenységeket is. A jövőben várható a személyes ügyfélszolgálatok limitálása, mely nyomást helyez majd a telefonos és online csatornákra. A jól ismert webes és mobil alapú integrált önkiszolgáló és értékesítő alkalmazások mellett chatbot és IVR megoldások is elterjedtek a piacon, melyek támogatják az ügyfelek digitális csatornákra való terelését.
A távoli kollaboráció kihívása
Számos vállalat esetében a kommunikációs és kollaborációs megoldások rendelkezésre állnak az alkalmazottak számára, ugyanakkor a beszállítókkal, ügyfelekkel, tanácsadókkal való digitális együttműködés ritkán megoldott. Tartós otthoni munkavégzés esetén – alkalmazkodva a megváltozott helyzethez – az IT szervezeteknek fel kell készülniük a külsős kollégákkal való kollaboráció biztosítására. A nem kontrollált eszközök és végpontok hozzáférés menedzsmentje IT biztonsági kérdéseket vet fel. Az informatika, az értékesítés, a beszerzés területe jellemzően kitett a kiszervezett munkaerőnek és a beszállítóknak.
Jelentős kihívás az otthoni munkavégzés során a megnövekedett infrastruktúraigény biztosítása. Ez magába foglalja az asztali eszközöket (laptopokat, mobiltelefonokat), de legfőképp a hálózati elemeket (sávszélesség, VPN). Utóbbiak tesztelése kiemelten fontos, mivel a vállalatok többsége eddig eseti jelleggel alkalmazott távoli munkavégzést. Időben szükséges terheléses teszteket végezni az üzletfolytonosság biztosítása érdekében.
Az irodai munka kihívása
Bár a távoli munka több vállalatnál teljesen megoldható, sok esetben adott szerepkörű munkavállalók jelenléte mégis elengedhetetlen a munkahelyen. Ez a kockázat mérsekelhető a munkaállomások fizikai elkülönítésével, a korábbi hatékonyságot támogató ülésrend átrendezésével. Az egy légtérben tartózkódók számának limitálásával növelhető a kollégák közötti fizikai távolság, így csökkenthető a vírus terjedésének kockázata.
Az iroda és az IT eszközök gyakori fertőtlenítésének biztosítása is elengedhetetlen, hiszen a nap jelentős részében ezekkel érintkeznek a munkavállalók.
Irányítás
A tömeges otthoni munkavégzés bevezetésével az eljárásrendek felülvizsgálata is szükséges. A szokatlan helyzet új folyamatokat, szabályokat követel meg, melyek érintik a jogosultsági szinteket, hozzáféréseket. Különleges helyzetekben rendkívül fontos a belső kommunikációs stratégia, mely biztosítja, hogy a távolról dolgozó kollégák felelős és hiteles forrásból kapják meg a számukra fontos információkat.
Ilyen helyzetben a munkavállalók képzésének kérdése is napirendre kerül. Kiemelt területek: az adatbiztonság, adatkezelés és az online etikett. Az információ- és adatvédelmi szabályok betartatásának kötelezettsége az otthoni munkavégzésre is vonatkozik.
A koronavírus terjedése és a gazdaság erre adott válaszai megnövelik a megfelelő üzletmenet-folytonossági terv („Business Continuity Plan”, BCP) jelentősségét. Segítségével a vállalatok módszeresen fel tudnak készülni, valamint forgatókönyveket, cselekvési tervet tudnak kidolgozni válsághelyzetekre.
Összeségében az látható, hogy a digitalizáció terén fejlettebb vállalkozások rugalmasabban és kisebb áldozatok árán képesek reagálni a COVID-19 járvány jelentette kihívásokra. Az IT szervezeteknek jelen körülmények között a távoli munkavégzést támogató infrastruktúra kapacitások, valamint a távoli kollaborációt elősegítő megoldások biztosítása a fő feladat. A koronavírus okozta tömeges otthoni munkavégzés központi szereplővé teszi az IT szervezeteket a vállalat üzletmenet folytonosságának fenntartásában.
Kiss Dániel